上手いメモを取るために
メモが取れない
まぁ、新しい仕事を色々覚えています。まだちょっとドタバタしてますが、色々メモを取ったり上司の指示、アドバイスをキチンと受け止めて少しずつ形にはなってきているようです。
この仕事について、改めてメモの取り方を変えてみたのですが、改めて以前の自分を振り返ってみて
「ああ、俺メモの取り方下手だったんだなぁ・・・」
って痛感しております。これまで書くのが遅いのでキーワードや単語ばっかり殴り書きでとりあえず控えて家に帰ってからそれをまとめることをしてたのですが、そもそも現場で慌てて書いてたものですから読みにくい、分かりづらいなどメモとして役に立ってないものでした。
なぜメモが取れないのか
よく上司や先輩から
「きちんとメモを取れ」とか、「どうしてメモを取らないんだ」
とか言われている光景を目にしますが、そもそも
「メモの取り方を分かってないんじゃない？」
って気がします。
あと、説明を受けていてもメモを取るタイミングが分からない。メモを取っているうちに別の説明を聞き漏らしてメモが間に合わなくなってしまうとか。
そうやって聞き漏らす事が多くなって、
「メモを取るより聞く方に集中して覚えてしまおう」
って考えてる人って結構多い気がします。
あと、今の時代だとボイスメモやスマホの機能を使ってこちらで覚えてしまおうって人も多いんじゃないでしょうか？
「せっかく便利な道具があるのだからそれを利用するのは当たり前じゃない？」
って考えるのももっともだと思います。
メモで必要な事
メモを取る上で必要なことは
「教えられたことや指示内容をキチンと覚えているか？」
まあ、商談や打ち合わせだとメモに記載する事が変わってきますね。そっちの場合なら
「相手のニーズ、要望をちゃんと把握できてるか？」
ってとこでしょうか。どちらにしても話の要点を抑える為のメモだということです。
それが100％頭に入るのならメモが無くても十分でしょうが到底無理な話だし、やった所で頭の中で整理しきれないから言われた事を再現するのはまず無理です。
だから要点や簡単にまとめたメモをとり、必要に応じて読み返して頭の中に整理して落とし込む事が必要になります。
メモを上手く取るために
まずは話の要点だけを書く。(キーワードだけで控えようとすると思い出せない）
メモを取る習慣を作る(上手い下手は関係なく何でもいいからメモを取る）
加えて、余裕が出てきたら読み返した時きちんと読み返すことができるかを意識してメモを取ってみる。
数をこなす事で自分にとっての最適な方法がどれかという事が分かってきます。これに関しては人それぞれだし、それぞれの環境が違うので各自の環境に沿って修正し続けて行くのが良いでしょう。
メモが下手な人
①字が下手で読み返せない
自分もその口ですが読み返した時にそのメモが読めないっていうのは本当に意味がなくなってしまいます。メモを取る状況から走り書きになりがちですが、後で読み返せるように書くことは意識しましょう。
②メモが細かすぎて要点が分かりづらい。
話の要点が掴めないから話の内容を殆どメモする事はありますが、細かく書きすぎて読み返した時に分からなくなるってこともあります。
③メモを取って読み返さない
立派なメモを取ったりスマホ等で音声をそのまま取ったりした時にやらかす事ですが、メモ取って満足してそれを読み返さないと結局頭の中に入らず、実行する際に忘れてしまうといった失敗をすることがあります。
メモをとるための細かいテクニック
適度に聞き返したり、質問を入れてみる。
相手の話ばかり聞いてメモを取っているとついていけなくなることがあります。その際の予防策ですが、質問や復唱して相手の話を止めることです。復唱する際に間違っていれば指摘されるでしょうし、質問してみると説明内容の補足になり深く理解する為の助けになります。
おまけ
これはメモを取る側とは逆の立場、指示や説明をする側が気を付けるべきことです。
相手に説明する際、
「相手がメモを取りやすくするように説明、指示をする」
打ち合わせや会議での発言でもそうですが、話しながらまとめたりしている人がいますが、そういう人の説明程メモを取りづらい。
メモを取りやすい話し方っていうのは要するに
「要点が分かりやすく説明したり発表したりする事」です。
あと、メモを取るといえばこの本があります。
こちらでは、メモを取る上で
①キーワード
②サマリー(要点・簡素化）
を取り、その上で
③サマリーの抽象化
④抽象化のアイデアを転用
といった過程を説明しています。
知っている人も多いと思いますが、一読の価値はあります。
